Журнал «Метод», № 3 • 2019 г. Читать весь номер онлайн

Сергей Юрьевич ГОРБАЧЁВ, начальник отдела государственных программ, проектного управления и мониторинга деятельности Министерства финансов РФ.

Ведомственный проектный офис входит в состав Департамента проектного управления и развития персонала, который возглавляет О. С. Мухина. Организацию проектной деятельности курирует статс-секретарь — заместитель министра Ю. И. Зубарев. Функции проектного офиса возложены непосредственно на отдел государственных программ, проектного управления и мониторинга деятельности министерства.

Организационная структура проектной деятельности в Минфине России представлена на рисунке 1. Высший орган управления этой деятельностью — Координационный орган возглавляет первый заместитель председателя Правительства РФ — министр финансов А. Г. Силуанов. В состав органа также входят все заместители министра и ряд руководителей департаментов.

Таким образом, руководство министерства напрямую заинтересовано в реализации ведомственных проектов и непосредственно контролирует их исполнение. Организационная структура проекта позволяет определить взаимосвязи между основными участниками и сформировать эффективные коммуникации. Мы начнем с этапов формирования проектного управления, потом поговорим о ресурсах проектного офиса и его основных сервисах, а в конце остановимся на лучших практиках, которые могут заинтересовать другие ведомства.

ПЕРЕХОД НА ПРОЕКТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ: ОСНОВНЫЕ ШАГИ

Проектные подходы к организации деятельности в Минфине России сформировались задолго до того, как было анонсировано системное внедрение проектных принципов управления в федеральных и региональных органах власти.

Например, в целях конкретизации, приоритизации и непосредственно реализации ключевых показателей эффективности были внедрены отдельные, применимые к условиям работы министерства элементы проектной деятельности. Среди них: ежегодное планирование с указанием конкретного результата, мониторинг контрольных точек внутри каждой задачи, рассмотрение предложений и статуса реализации на коллегиальном органе, возглавляемом министром, премирование по итогам выполнения поставленных задач. Отдельный спектр этих задач включается в ежегодную публичную декларацию для их освещения, общественного и экспертного обсуждения.

Проектный метод как инструмент позволяет идентифицировать наиболее актуальные направления деятельности. Мониторинг деятельности отличается широким применением средств визуализации (среди них одним из наиболее популярных инструментов являются календарно-сетевые графики (диаграмма Ганта)).

В 2017 году в Минфине России был сформирован ведомственный проектный офис и проведена стратегическая сессия по проектному управлению, на которой были определены оптимальные форматы проектной деятельности в министерстве.

В целях дальнейшего сопровождения проектной деятельности, в том числе определения параметров и приоритетов для формирования портфеля ведомственных проектов, был создан Координационный орган проектной деятельности. На него возложены функции по одобрению проектных предложений, утверждению паспортов ведомственных проектов, определению кураторов и руководителей проектов, а также полномочия по координации управления реализацией государственных программ Российской Федерации, по которым министерство является ответственным исполнителем.

На следующем этапе была сформирована необходимая правовая и методологическая база, в том числе положение об организации проектной деятельности и комплект методических рекомендаций. Последний охватывает все стадии жизненного цикла проекта, начиная от стадии его инициирования до завершения и постпроектного мониторинга.

КАКИЕ РЕСУРСЫ ЕСТЬ У ПРОЕКТНОГО ОФИСА

В проектном офисе работают 12 человек, но его структура несколько шире формальной: развивать проектную культуру в министерстве и обучать сотрудников других подразделений необходимым навыкам нам помогает отдел профессиональной подготовки и развития персонала нашего департамента. Отдел проводит тренинги, семинары и другие обучающие мероприятия, помогает организовывать обмен опытом с органами власти и организациями, в том числе в формате межведомственных партнерских визитов.

Синергия проектного управления, государственных программ, а также обучения и развития персонала в одном структурном подразделении позволяет сформировать методологическую часть и по возможности синхронизировать все инструменты стратегического планирования. Кроме того, за счет этой синергии удается обеспечить развитие компетенций всех участников проектной деятельности.

Только за 2017–2018 годы обучение и сертификацию по проектному управлению в разных организациях, в том числе в Центре проектного менеджмента РАНХиГС, прошли 357 сотрудников министерства (в 2017 году — 190 человек, в 2018-м — 167). Кроме того, все сотрудники проектного офиса и большинство участников ведомственных проектов подтвердили уровень квалификации и включены в единый реестр проектных специалистов в государственном секторе. Некоторые из наших сотрудников также сертифицированы по международным стандартам проектного управления. Таким образом, в Министерстве финансов РФ сформированы компетентный проектный офис и сильная команда проектных специалистов в департаментах, участвующих в реализации ведомственных проектов.

СЕРВИСЫ ПРОЕКТНОГО ОФИСА

Проектный офис сопровождает реализацию всех ведомственных проектов (рисунок 2) сразу по нескольким направлениям. Мы ведем ежемесячный мониторинг исполнения контрольных событий проектов, консультируем их участников и руководителей, рассказываем о применении различных технологий управления задачами, в том числе гибких методологий (аgile, scrum, канбан и т. д.), а также самостоятельно администрируем ряд проектов. Кроме того, мы предлагаем кураторам и руководителям проектов делегировать нам некоторые функции, например это может быть подготовка отчетов, запросов на изменения и так далее.

Подробная информация о ведомственных проектах доступна на официальном сайте Минфина России в разделе «Проектная деятельность» (minfin.ru/ru/perfomance/ projects/departmental).

Теперь перейдем к самой, наверное, интересной части — лучшим практикам. Мы начнем с ежегодного плана деятельности, о котором как об отдельном элементе проектного управления уже упоминалось ранее.

ЕЖЕГОДНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ: КАК ЭТО РАБОТАЕТ

План представляет собой перечень приоритетных задач, которые министр ставит в начале года перед курирующими заместителями министра и департаментами. Каждая задача формулируется по методологии SMART и предусматривает ряд контрольных точек, которые она проходит в течение года. Такой план включает в себя ежегодно около 200 пунктов, которые проходят контроль на уровне министра.

Для стандартизации мониторинга проектный офис подготовил предложения по типовым контрольным точкам. Это получилось сделать еще и потому, что большинство продуктов, которые создаются внутри Минфина, имеют много общего между собой. Как правило, это решения, направленные на создание или изменение систем регулирования: распоряжения и постановления Правительства, федеральные законы, приказы министерства, другие регулирующие акты.

Мы обеспечиваем регулярный автоматизированный мониторинг реализации задач с применением средств визуализации (среди которых календарно-сетевые графики, в том числе диаграмма Ганта). Орезультатах мониторинга мы докладываем министру и кураторам направлений.

Итоги реализации годового плана и планирование на следующий год рассматривает коллегиальный орган с участием министра, его заместителей и директоров департаментов.

ДРУГИЕ ЛУЧШИЕ ПРАКТИКИ

Стратегическая сессия. Целью установочной стратегической сессии было разработать оптимальный формат внедрения проектной деятельности в ведомстве. Участие в мероприятии приняли министр, его заместители, директора департаментов, руководители подведомственных федеральных служб. Мы привлекли международные консалтинговые компании и российских экспертов, специализирующихся в сфере методологии проектного управления и имеющих опыт его успешного практического применения.

В ходе сессии руководители министерства сформулировали единое видение внедрения проектного управления в ведомстве и еще раз убедились в полезности данного инструмента в управлении комплексными задачами. Масштабные стратегические сессии — важный инструмент целеполагания. Однако для их успеха необходима вовлеченность первых лиц.

Проектный информационный ресурс. В нашем случае специальный раздел на внутреннем портале, который обеспечивает доступ ко всей актуальной информации по проектной деятельности. Это новости, библиотека документов (нормативные документы, презентации, видеоролики, описание новых подходов, обучающие кейсы и так далее), мониторинг плана министерства, лучшие практики, ссылки на полезные информационные ресурсы и многое другое. Пользователям также доступны форум, чат, контактная информация сотрудников проектного офиса и возможность создать свою проектную инициативу — любой желающий может заполнить форму, а мы рассмотрим его предложение. Единое информационное пространство позволяет упростить получение материалов и обмен ими, улучшить внутренние коммуникации.

Глоссарий терминов проектной деятельности. Этот инструмент кажется очевидным и простым, однако он очень важен. Единый словарь помогает участникам процесса говорить на одном языке. Наличие единой терминологии создает благоприятные условия для кросс-функционального взаимодействия в рамках проектной деятельности.

Диагностика вовлеченности персонала. Это анонимный автоматизированный опрос сотрудников министерства, который мы организуем вместе с отделом профессиональной подготовки и развития персонала. Его цель — понять готовность сотрудников к внедрению новых моделей управления, оценить вовлеченность в проектную деятельность, выявить культурные и мотивационные аспекты уровня зрелости проектной деятельности, проанализировать удовлетворенность сотрудников существующей системой планирования, постановки и контроля задач. На основании полученных результатов мы меняем схемы работы, вносим изменения в существующую методологическую базу.

Гибкие методологии управления. Проектный офис организовал внедрение в заинтересованных департаментах гибких методов управления проектами на основе методологии канбан. Это сделано для того, чтобы визуализировать потоки приоритетных задач и повысить эффективность управления ими. Канбан — это метод визуализации с помощью карточек, которые располагают на доске, размеченной специальным образом. Саму доску делят на части в зависимости от целей и сложности решаемых задач. Например, наиболее простым вариантом может быть «что нужно сделать, что находится в работе и что уже сделано».

Канбан — тема для отдельной статьи, поэтому на нем мы подробно останавливаться не будем. Однако скажу, что рекомендую освоить этот метод и внедрить его в деятельность вашей организации (подробнее можно прочитать в статье «Agile, scrum, канбан. Полный путеводитель по гибким методикам», опубликованной в № 4 журнала «Бюджет» за 2019 год, или на сайте издания по ссылке bujet.ru/article/375266.php. — Прим. ред.). Что касается проектного офиса, то мы консультируем по своим гибким наработкам и другие структурные подразделения министерства.

Тематические мероприятия. Проектный офис организовывает внешние тематические мероприятия, цель которых — популяризация подходов к проектной деятельности, обсуждение с профессиональным сообществом перспектив развития проектного управления в государственном секторе.

Справка: Минфин России — призер конкурса «Проектный Олимп — 2018» в основной номинации «Системы управления проектной деятельностью в федеральных, региональных и муниципальных органах власти». Кроме того, в 2018 году Минфин получил высокую оценку от федерального проектного офиса, который изучал уровень зрелости проектной деятельности. Министерство заняло первое место среди других ФОИВ по развитию компетенций и культуры эффективности. Оценка проектного офиса включала пять элементов: стратегическое планирование и управление портфелем проектов, реализация проектов, принятие решений и организационная поддержка, развитие компетенций и культуры, управление стимулированием участников. Минфин России является партнером открытого всероссийского конкурса «Проектный руководитель», статс-секретарь— заместитель министра финансов РФ Ю. И. Зубарев входит в состав наблюдательного совета конкурса, директор Департамента проектного управления и развития персонала О.С. Мухина является председателем жюри конкурса (больше о конкурсе можно узнать на сайте проектныйруководитель.рф).

В числе таких мероприятий — панельная дискуссия на третьем Московском финансовом форуме (проходил в сентябре 2018 года). Она была посвящена особенностям и преимуществам проектного управления в органах государственной власти (видео можно посмотреть на видеохостинге YouTube по ссылке youtube.com/watch?v=d94r-mFv-5k). Участие в обсуждении приняли более 150 человек.

Кроме того, 23–24 октября 2018 года мы провели ведомственную конференцию «Проектная деятельность: региональный аспект». На ней с докладами и презентациями по применению проектного управления в госсекторе выступили ведущие российские эксперты в этой сфере. Цель конференции — развитие диалога с регионами по актуальным вопросам проектной деятельности, информационная и методологическая поддержка финансовых органов субъектов РФ.

Мы призываем коллег из регионов и муниципалитетов принимать активное участие в подобных мероприятиях, обмениваться опытом и изучать лучшие практики проектного управления.